スキルアップ・マナー

苦手な電話応対を克服するポイント

苦手な電話応対を克服するポイント

 みなさんは自分の電話応対に自信はありますか? ビジネスマナーのひとつとして新入社員研修で練習した人も多いと思います。電話でハキハキと受け答えできる人や敬語の使い方が上手な人を見ると、それだけで「この人は仕事ができそうだ」と思えるものです。

 電話が苦手だと思う人は、顔が見えない相手から次にどんな言葉が返ってくるかわからないという不安が先に立ってしまうのかもしれません。電話は習うより慣れることが大切とも言われますが、今回はなるべく緊張せずに自信を持って電話を取ることができる、ちょっとしたコツをご紹介します。

 電話が苦手、という人の中でもとくに多いのが「緊張してしまう」という悩み。電話でなくてもふだん面識のある相手との会話なら問題ないのに、初めて言葉を交わす相手だと急にあたふたしてしまうこともありますよね? 緊張しないためにまず大切なのは、ゆっくりと話すこと。早口になってしまうと自分が話している内容が頭に入ってこず、慌ててしまうものです。相手が聞き取りやすいスピードで話すためにも、ていねいに落ち着いて会話をしましょう。

 そして、話すスピードに加えて重要なのが声のトーン。電話では表情や態度でこちらの意思を伝えることができない分、気持ちを言葉にのせて相手に伝える必要があります。明るいトーンで話すだけでも、相手によい印象を与えることができるのです。

 このとき、顔の表情にも注意してみてください。たとえば、むすっとした表情で明るい声を出してみようとすると、思った以上に難しいと感じませんか? 電話口の相手に見えていなくとも笑顔で対応すれば、自然と明るい声で受け答えをすることができるものです。

 また、言葉遣いに自信がないという人は、その前に「心遣い」を大切にしてみてください。電話の受け答えをする際、ビジネスの基本用語をマスターすることも大切ですが、相手を大切に思いながら会話をすれば、自ずとていねいな言い回しができるようになるものです。

 相手の顔が見えないからこそ、発する言葉ひとつひとつに思いやりと気持ちをこめることがポイント。明日から実践してみてくださいね。

Beauty & Co. 編集部

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